Este proceso, supone un estudio previo que determina los plazos de conservación de cada serie documental, dispuestos en la Certificación Núm. 040 1998-99, enmendada, de la Junta de Síndicos. El objetivo de la transferencia es evitar la aglomeración de documentos en las oficinas, descargándolas de aquellos que no son de uso frecuente y lograr que todos los documentos reciban el tratamiento adecuado en el archivo correspondiente. En consecuencia, en ningún caso podrá considerarse como transferencia el traslado físico, de un archivo a otro, de documentos sin identificar ni valorar. La utilidad de la transferencia es:
- Hacer posible dar un servicio adecuado a las unidades productoras de los documentos
- Agilizar el servicio a las unidades productoras mediante la consulta o préstamo de los expedientes
- Facilitar y garantizar la consulta de los expedientes
- Garantizar la conservación de los documentos, situándolos en lugares adecuados, controlados y tratados convenientemente por sus responsables
Con el propósito de coordinar con el Archivo Central las transferencias, el director de cada oficina designará un funcionario que colaborará en la implantación de las normas dispuestas en la Certificación Número 040 1998-1999, (Artículo X C – Conservación de Documentos). Los documentos en proceso de investigación o pendientes de acción judicial se conservarán en la oficina hasta tanto se resuelva finalmente el asunto, expire el término concedido para radicar apelación o cumpla con el término de conservación establecido en la Guía para la Conservación de Documentos de la Universidad de Puerto Rico, cual de estos términos sea mayor (Artículo X D – Conservación de Documentos).