Los documentos que se le proveen al usuario son ejemplares únicos y de un alto valor patrimonial. Por tanto, se requerirá el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para garantizar las adecuadas condiciones de trabajo y la conservación de los documentos.

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por el incumplimiento de lo aquí contenido, ya sea por mal uso, negligencia o daños que se ocasionen al patrimonio documental, se resolverán de conformidad con lo dispuesto en la Ley Núm. 5 de 1955, enmendada, (Ley para la Administración y Conservación de Documentos Públicos) y lo dispuesto en la normativa establecida por la Universidad de Puerto Rico.

Normas y Procedimientos

– Procedimiento para la consulta
  • Las consultas podrán llevarse a cabo mediante cita previa a esos efectos, solicitada personalmente o a través del teléfono 787-7640000 Ext. extensiones 5336, 5333 o el Fax 787-772-1410 Extensión 1410.
  • Respetará el horario establecido para consulta de 8:30 a 11:30 am y de 1:30 a 4:00 pm.
  • En la actualidad el Archivo Universitario se encuentra situado en el Antiguo Gimnasio de Señoritas, detrás del Teatro y aledaño al Parque del Centenario. El horario de servicio es lunes a viernes, en la mañana de 8:30 a 11:30 y en la tarde de 1:30 a 4:00. La dirección postal es PO Box 2330, San Juan Puerto Rico 00931-3301.
– Vigilancia y Seguridad
  • Toda persona que por primera vez haga uso de la Sala de Consulta e Investigación, deberá proveer los datos que se le requieren en la entrevista inicial y completar el formulario Registro de Consultas.
  • También, puede acceder al enlace del Archivo Central en la página web del Decanato de Administración del Recinto de Río Piedras http://www.upr.edu y escribirnos a la dirección electrónica archivo.central@upr.edu
  • El usuario que acceda a laSala que porte maletines, paquetes, carteras, bolsos, libros, carpetas, instrumentos cortantes, entre otros, deberá guardarlos en el lugar destinado para esos fines.
  • El usuario que acceda a la Sala que porte maletines, paquetes, carteras, bolsos, libros, carpetas, instrumentos cortantes, entre otros, deberá guardarlos en el lugar destinado para esos fines.
  • Ingresará a la Sala únicamente portando lápiz y papel, computadora portátil y/o Tablet.
  • El Archivo Universitario proveerá guantes y mascarillas, de ser necesarios para manipular los documentos.
  • Queda prohibido el traslado de documentos fuera del área destinada a consulta, salvo que sea expresamente autorizado mediante préstamo.
– Responsabilidad del usuario
  • La Sala de Consulta e Investigación es un área en la que deben prevalecer las condiciones para la concentración que requieren los investigadores. Por lo tanto, el usuario deberá mantener silencio en la medida que sea posible y abstenerse de:
    1. utilizar el teléfono celular
    2. utilizar otro equipo sonoro que afecte la concentración de los demás usuarios
    3. fumar
    4. ingerir alimentos y bebidas
    5. El usuario es responsable de la integridad de los fondos documentales a que ha tenido acceso, por lo que deberá:

      • solamente utilizar lápiz para sus apuntes (no bolígrafo o marcador) provistos por el Archivo Universitario de ser necesarios
      • no rayar, calcar o escribir sobre los documentos
      • no usar el lápiz ni sus dedos para guiar la lectura del documento
      • no pasar los folios humedeciendo los dedos con saliva ni arrugándolos (lo correcto es hacerlo pasando los dedos, con guantes, por la parte superior de los folios, tratando de que éstos sean los que separen una hoja de las otras)
      • no doblar las hojas del documento ni hacerle alteraciones, rasgados o mutilaciones
  • Notificar al encargado de la Sala si encuentra folios pegados y no intentar separarlos.
  • Citar el código de referencia que corresponda a la documentación con el objetivo de identificarlo de un modo único y establecer el vínculo con la descripción que la representa. Este elemento debe facilitarse siempre para el intercambio de información a nivel nacional e internacional. A esos fines, debe citar al Archivo Universitario de acuerdo con el estilo que corresponda para su tesis y completando la siguiente información: Archivo Universitario, Fondo______________, Serie____________, Caja _____, Cartapacio_____, Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras.

Acceso a la documentación

– Documentos privados y privilegiados

El derecho de libre acceso reconocido en el Reglamento sobre el Acceso a Documentos Oficiales en la Universidad de Puerto Rico (Certificación Núm. 93-139 del Consejo de Educación Superior) no alcanza a los siguientes tipos de documentos, cuando en o de los mismos, se pueda identificar por su nombre la persona o personas a las que se refieren. Tales documentos se considerarán documentos privados privilegiados por el principio de confidencialidad.

Sección 15: Documentos privados privilegiados
  • las transcripciones de créditos y otros documentos, o partes de documentos, que contengan información sobre cursos aprobados y calificaciones recibidas por determinadas personas
  • evaluaciones de empleados de cualquier clasificación y/o rango, en período probatorio
  • evaluaciones de empleados de cualquier clasificación y/o rango, para fines de ascenso en rango
  • resultados e informes de evaluaciones médicas, psicológicas o psiquiátricas
  • el resumé y/o el curriculum vitae de alguna persona
Sección 16: Acceso parcial o saneado a documentos
  • En todo caso en que se determine que no procede conceder el acceso a algún documento o parte de documento por alguna de las razones que se establecen en este reglamento, se podrá conceder acceso parcial, sólo a aquellas partes del documento que se puedan examinar o fotocopiar manteniendo a la vez la protección de confidencialidad para las partes que la ameriten.
  • Como alternativa a lo dispuesto en el inciso precedente, la institución, en cualquiera de sus niveles, podrá conceder el acceso parcial, sólo a aquellas partes del documento que se puedan examinar o fotocopiar manteniendo a la vez protección de confidencialidad para las partes que la ameriten, mediante el proceso de tachar, borrar o de otro modo evitar que la información que da lugar a la determinación de negar el acceso pueda ser conocida o deducida por el solicitante o por alguna otra persona.
– Expedientes de Personal Inactivos
  • Toda solicitud para obtener acceso a un expediente inactivo de personal o parte del mismo, que esté bajo la custodia del Archivo Universitario del Recinto de Río Piedras será autorizada por el Decano de Administración o el Director de Recursos Humanos (Directrices sobre los Expedientes de Personal en la Universidad de Puerto Rico, Administración Central, Oficina Recursos Humanos, diciembre 2010 y Circular Número 36, Año 2002-2003 UPR-RP—Disposiciones Ley HIPAA [Health Insurance Portability of Accountability Act, 1996] sobre Protección de la Confidencialidad de la Información Médica de los Empleados).
  • Por tanto, para solicitar acceso a un expediente inactivo de personal o parte del mismo el usuario deberá visitarnos personalmente al Archivo Central situado en el Antiguo Gimnasio de Señoritas, detrás del Teatro y aledaño al Parque del Centenario, durante el horario de servicios de lunes a viernes (8:30 a 11:30 am y 1:30 a 4:00 pm) y pedir la consulta a través de una carta.
  • También puede hacer llegar la carta a través de uno de los siguientes medios de comunicación:

    1. enlace del Archivo Central en la página web del Decanato de Administración del Recinto de Río Piedras http://www.upr.edu y escribirnos a la dirección electrónica archivo.central@upr.edu
    2. Fax 787-772-1410 Extensión 1410
    3. PO Box 2330, San Juan Puerto Rico 00931-3301
  • En la carta debe incluir la firma del investigador, datos relacionados con el período de años comprendidos, título o tema de la investigación, propósito y cómo se diseminarán los resultados de la investigación.
  • En el caso de que el propósito de la investigación sea la obtención de un grado universitario, debe indicar si es tesis de maestría o doctoral, además de indicar la facultad y el nombre de la institución universitaria correspondiente.
  • Por otro lado, si la investigación es institucional, la carta debe tener el visto bueno del decano de la Facultad y/o director del departamento.
  • Por último, si el ex empleado universitario al cual se alude en la investigación, ya sea docente o no docente, está aún vivo se debe incluir una autorización de éste para el acceso al expediente. De no estar disponible, entonces debe mediar una autorización del familiar más cercano.
– Expedientes de Estudiantes
  • El expediente académico y médico de un ex-alumno o parte del mismo está regido por la Ley Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) y por la Ley HIPAA (Health Insurance Portability of Accountability Act, 1996). El acceso al expediente o parte del mismo, será autorizado por el Decano de Asuntos Académicos o el Registrador del Recinto de Río Piedras.
– Consulta Restringida
  • Como regla general, todo ciudadano tiene el derecho de inspeccionar y obtener copia de cualquier documento público obedeciendo a un interés legítimo. No obstante, cualquier información de carácter confidencial, cuya divulgación alcance perjuicio al buen funcionamiento de la agencia que lo posea, en este caso la Universidad de Puerto Rico, no debe hacerse público (Caso Ortiz Rivera vs. Bauermeister, 152 D.P.R. 161, 2000 jurisprudencia relacionada con los documentos públicos).
  • En circunstancias extraordinarias (procesos de organización o restauración de documentos, remodelación de espacios, traslados u otras operaciones técnicas o de mantenimiento) podrán imponerse temporalmente restricciones o condiciones especiales para la consulta de los fondos.

Condiciones de uso y reproducción

  • La reproducción mediante fotografía, fotocopia o digitalización de los documentos será autorizada por el Director del Archivo Universitario. Por tanto, durante la consulta de los documentos no se autoriza utilizar cámaras fotográficas, incluyendo los celulares, ni equipo portátil de reproducción de imágenes.
  • Para marcar las páginas a reproducir, se utilizarán los indicadores provistos por el Archivo Universitario para esos fines.
  • La protección legal que se brinda a los autores de obras originales publicadas o no, tiene el propósito de proporcionar a estos autores el derecho exclusivo de utilización (pago de regalía), en particular el derecho de controlar la reproducción, distribución, desempeño o exhibición de la obra o de controlar la preparación de obras derivadas de ésta. A esos fines, el usuario se regirá por lo que dispone la jurisprudencia relacionada, tanto nacional como federal y la política universitaria a esos efectos:

    1. Digital Millennium Copyright Act (1998)
    2. Ley de Propiedad Intelectual de Puerto Rico (1988), enmendada
    3. Copyrights: TEACH Act (2002)
    4. Política Institucional de la UPR sobre Derechos de Autor (Certificación 93-140 del Consejo de Educación Superior)
    5. Política Institucional sobre el Uso Aceptable de los Recursos de la Tecnología de la Información en la Universidad de Puerto Rico (Certificación Núm. 35, 2007-2008, de la Junta de Síndicos)