Cuando los documentos están depositados en el Archivo Central y han cumplido su período de retención, se le notificará por escrito al director de la oficina para que endose y certifique que se pueden eliminar los documentos incluidos en la Relación de Entrega de Documentos del Archivo de Oficina al Archivo Central, conforme a los métodos de eliminación aceptados (Artículo XI C – Eliminación de Documentos ), o si es su interés retener por término adicional dichos documentos. Por otro lado, cuando los documentos han permanecido en el Archivo de Oficina y han cumplido su período de retención, se transferirán al Archivo Central para su Disposición. Para poder administrar adecuadamente en el Archivo Central el Plan de Disposición de Documentos Públicos, cada director de oficina o su representante autorizado deben preparar los expedientes de documentos tomando en consideración lo siguiente:

  • Quitar todos aquellos elementos que afecten a su conservación como gomas, presillas (clips), herrajes y fastener, entre otros; la encuadernación y sus componentes, como lo son los espirales plásticos.
  • Prescindir de sobres manila, carpetas de anillas, carpetas plásticas, sobres de plásticos o con ventanilla de plástico, papel carbón, papel brilloso o encerado, entre otros.
  • Reusar las cajas de resmas de papel carta para fotocopiadora y colocar los expedientes que se van a disponer en estas cajas provistas por las propias dependencias.
  • Se procurará que la cantidad de documentos contenidos en cada caja sea la justa, es decir, que no sobre ni falte porque:

    1. Si la caja no está completamente llena se deteriorará al transportarse y también al colocarse en el Archivo Central unas encima de las otras para maximizar el espacio;
    2. Por el contrario, si la caja está llena en exceso puede abrirse y romperse.

  • A cada caja se le dará un número de orden correlativo que la identificará, empezando desde el número 1 y que coincidirá con el número de caja indicado en el formulario Relación de Entrega de Documentos del Archivo de Oficina al Archivo Central.
  • En el frente de la caja se colocará un marbete que indique lo siguiente (Artículo IX B – Transferencia de Documentos al Archivo de Documentos Inactivos):

    1. Dependencia del Recinto de Río Piedras
    2. Contenido de la caja, como por ejemplo:

      • Expedientes de labor realizada en Comités (1983-1990)
      • Años comprendidos de los expedientes de documentos que contenga la caja, desde la más antigua a la más reciente, como por ejemplo: 1983-1985
      • Número de caja
  • Documentos y material que no se incluirá:

    1. Documentos activos
    2. Documentos educativos generados u obtenidos por profesores como parte de sus funciones en la docencia
    3. Material bibliográfico, como libros, revistas, periódicos, fotografías, películas o cualquier otro documento informativo adquirido únicamente para propósitos de exposición, consulta o relacionados con la producción, publicación o venta
    4. Documentos informativos o de referencia
    5. Convenios, guías telefónicas, folletos, opúsculos, boletines y catálogos para la adquisición de materiales, equipo y/o mobiliario
    6. Documentos educativos no recibidos oficialmente en la Universidad de Puerto Rico que son utilizados de forma privada por funcionarios
    7. Documentos educativos o culturales transferidos a la Universidad de Puerto Rico por determinación del Director del Archivo General de Puerto Rico, salvo excepciones autorizadas por el Archivo Central
    8. Documentos legales que establezcan jurisprudencia o de casos de corte que no prescriban, salvo excepciones autorizadas por el Archivo Central
    9. Libretas de apuntes (encuadernadas o sin encuadernar), salvo excepciones autorizadas por el Archivo Central
    10. Excedentes de formularios en blanco
    11. Excedentes de los centros de reproducción o impresos
    12. Soportes de la información que no se enviarán para disponer
    13. Fotográfico (fotos, negativos, diapositivas, transparencias, radiografías)
    14. Cartográfico (mapas, dibujos técnicos, planos)
    15. Gráfico (postales, invitaciones, programas, catálogo de exposiciones)
    16. Audiovisual y tecnológico:

      • película (film format), microfilm o microficha
      • cinta magnética para audio o vídeo (compact cassette o VHS)
      • disco magnético, flexible (floppy disc), disco compacto (CD-compact disc rewritable digital format for all media) o CD ROM (compact disk-read only memory)

Una vez se lleven a cabo las tareas de preparación de los documentos, se llenará el formulario Relación de Entrega de Documentos del Archivo de Oficina al Archivo Central. Luego de aprobado por el Archivo Central el formulario debidamente completado en todas sus partes (las que apliquen a cada situación), el director de oficina o su representante autorizado coordinará el envío con el personal del Archivo Central, a través de las extensiones telefónicas 5332, 5334 y 5336 para tramitar la entrega física de los expedientes a través de la Oficina para la Conservación de las Instalaciones Universitarias (OCIU).

Instrucciones para llenar el Formulario Relación de Entrega de Documentos del Archivo de Oficina al Archivo Central para Conservación o para Disposición

El director de oficina o su representante autorizado identificará y preparará una lista de aquellos expedientes inactivos o duplicados que contiene cada caja y que serán transferidos al Archivo Central (Artículo IX A– Transferencia de Documentos al Archivo de Documentos Inactivos). En consecuencia, es imprescindible que el contenido de las cajas sea descrito de forma identificable, pues de lo contrario no será posible controlar si un expediente concreto ha sido transferido o no. Especialmente, no se podrá identificar el expediente cuando la oficina productora lo requiera para consulta, por lo que lo describirá del modo que le sea más conveniente para su futura recuperación. Por ejemplo, si los expedientes van ordenados numéricamente será posible identificar el contenido de una caja expresando los números extremos, pero si la ordenación es alfabética habrá que relacionarlos en la lista uno por uno y desde ese momento en adelante no será posible consignar únicamente de la letra A a la C, por ejemplo.

El formulario Relación de Entrega de Documentos del Archivo de Oficina al Archivo Central, es el impreso en el que se recogen los datos de los documentos que se transfieren, en este caso del Archivo de Oficina al Archivo Central y que constituye un instrumento/documento de control de la transferencia. El objetivo fundamental es permitir el control de los documentos que pasan de un archivo a otro y traspasar la responsabilidad de su custodia del archivo remitente al archivo receptor.

Este formulario de Relación de Entrega de Documentos del Archivo de Oficina al Archivo Central, se procederá a enviar previo al recibo de los documentos, a través de la dirección electrónica archivo.central@upr.edu y en las fechas que previamente acuerde el Archivo Central con cada una de las dependencias del Recinto de Río Piedras. Si al realizar la evaluación por parte del Archivo Central se encontrasen errores en el formulario de Relación de Entrega o se comprobase que no corresponde con los documentos que se enviarán, se devolverá a la oficina responsable de la transferencia para su corrección. Una vez realizadas las correcciones, se procederá al recibo definitivo de los documentos. El responsable del Archivo de Oficina deberá conservar copia del formulario de Relación de Entrega, ya sea en formato digital o en papel, para formar un registro de transferencias de su dependencia u oficina. Este registro tiene como finalidad:

  • ser testimonio del traspaso de la responsabilidad de custodia de los expedientes
  • es el instrumento de control de los expedientes que se transfieren al Archivo Central
  • es un instrumento de información, por cuanto proporciona todos los datos para la identificación y localización de los documentos ya ingresados en el Archivo Central

En el modelo que se adjunta hay tres apartados distintos que se describen a continuación para su mejor comprensión:

  • Encabezamiento
  • Dependencia Remitente—Se anotará el nombre de la dependencia que corresponda desde la que se realice la transferencia, a cargo del(la) rector, de un decano, director o supervisor
  • Localización Física—Edificio u oficina en donde se encuentran los documentos/expedientes
  • Teléfono — Número de teléfono o de extensión telefónica de contacto
  • Facsími l— Número de teléfono o de extensión telefónica del Fax
  • Dependencia Productora de los Documentos—En caso de que el organismo remitente no sea el productor de los documentos, porque lo haya recibido de otro, como antecedente al heredar sus funciones o como custodio de la documentación, debe expresarse claramente el nombre del organismo productor. Algunas veces coincide con la dependencia remitente
  • Tipo documental—Se indicará el tipo de expedientes que se transfieren, según establecido en la Certificación Núm. 040 1998-1999, enmendada, de la Junta de Síndicos
  • Serie Documental — Se indicará el tipo de expedientes que se transfieren de acuerdo con la dependencia universitaria a que corresponda (Rectoría, Decanato, Facultad, Sistema de Bibliotecas, División, Programa, Departamento, Escuela, Junta, Senado Académico, Oficina, Sección o División)
  • Datos de identificación, control y descripción de los documentos que se transfieren
  • Número de Caja — Se anotará el número que las oficinas asignaron como control a cada una de las cajas que se van a transferir al Archivo Central. En la caja se pondrá el número que corresponde con el de la Relación de Entrega. El número de orden será correlativo, empezando siempre por el 1 en cada envío
  • Contenido — Es el apartado que tiene como finalidad la identificación y localización de los expedientes que se transfieren. Debe ser una descripción concisa y clara del título de los expedientes que incluya, entre otros, nombres y apellidos de personas, lugares y asuntos. Se evitarán descripciones como “documentos varios”, “documentos diversos” “documentos misceláneos” o “documentos generales”. Si la descripción está bien hecha, cuando la oficina necesite un documento transferido dispondrá de todos los datos para solicitarlo. Esto incidirá positivamente en la agilización del servicio, puesto que permite la localización rápida del documento que interesa
  • Fechas Extremas—Años comprendidos de los documentos contenidos en los expedientes de cada caja desde la fecha de inicio a la fecha de finalización del procedimiento administrativo. Esto es para que pueda recuperarse luego, de ser necesario, por esta fecha en las oficinas
  • Documentos Públicos, Administrativos, Fiscales, Legales
  • Inactivos Originales: Se refiere al documento original de uso oficial para la institución
  • Duplicados: Se refiere la copia que sustituye al documento original de uso oficial para la institución. La copia se designa como documento oficial cuando, en ausencia de un original, es necesario que la oficina que tiene mayor relación con el documento la conserve por el término que establece la Certificación Número 040 1998-1999, enmendada, de la Junta de Síndicos para evidenciar transacciones realizadas
  • Período de Retención—De acuerdo con lo establecido en la Certificación Número 040 1998-1999, enmendada, de la Junta de Síndicos
  • Acceso — Indicar si existen condiciones de uso y reproducción. Si el acceso es restringido, indicar el año a partir del cual los expedientes pueden ser consultados. Si el soporte de los documentos no es en formato papel, indicar la tecnología de acceso y/o el equipo requerido para acceder a la información
  • Evaluación del Archivo Central—Este campo lo llenará el Archivo Central, en donde se anotará el formato de la documentación, accesibilidad, estado de conservación, y la comprobación del cotejo de los expedientes transferidos si es correcta o si existen errores
  • Código de Referencia—Este campo lo llenará el Archivo Central
  • Relación de Entrega—Se anotará el número que las oficinas asignen como control a cada uno de los formularios de Relación de Entrega de Documentos. El número de orden será correlativo, empezando siempre por el número uno (1)
  • Página—Se anotará el número de la página del formulario Relación de Entrega de documentos. El número de orden será correlativo, empezando siempre por el número uno (1)
  • Fecha—Este campo lo llenará el Archivo Central
  • Validación

Es el apartado destinado a asentar la certificación mediante la cual se transfiere la responsabilidad de la custodia de los documentos, se certifica el traslado de los expedientes y/o se endosa la retención o la destrucción de los documentos. Deben quedar consignados claramente el nombre, el cargo y la firma del responsable que realiza la certificación. Una vez realizadas las debidas corroboraciones, el Archivo Central firmará y sellará el documento, devolviendo copia de la relación de entrega al organismo remitente, que debe conservarlo para su control.